Prywatne Okienko Wuja Mariana
Serdecznie witam na mojej witrynie

Jak napisać pismo do urzędu

Zasady korespondencji urzędowej

Styl

W tworzeniu pisma urzędowego zwracamy uwagę na styl. Tekst powinien być skonstruowany poprawnie i zrozumiały.

  • Styl urzędowy (konstruujemy przede wszystkim zdania pojedyncze, unikamy poruszania kilku wątków w jednym zdaniu)
  • używamy strony biernej i formy bezosobowej (W wyniku wadliwej konstrukcji przedmiot został uszkodzony podczas transportu, a nie: Źle zrobiliście przedmiot i na kolei go uszkodzili)
  • unikamy stosowania wyrażeń emocjonalnych (ogromnie zaniepokojony, szalenie zainteresowany)
  • precyzyjnie i dokładnie określamy sedno sprawy - ułatwia to osobie czytającej zrozumienie naszych intencji: lepiej żeby tekst był zwięzły, bez zbędnych szczegółów.

Uprzejmość zawsze w cenie

Najczęściej zwracamy się do urzędu z określoną prośbą lub wyjaśnieniem, zależy nam na osiągnięciu celu. Niestety, od tego, jak adresat odbierze pismo, w znacznej mierze zależy korzystne rozpatrzenie naszej sprawy.

  • używamy zwrotów grzecznościowych na początku (Szanowny Panie) i na końcu pisma (z wyrazami szacunku, z poważaniem)
  • stosujemy uprzejme sformułowania w obrębie treści (proszę uprzejmie, zwracam się z uprzejmą prośbą)
  • możemy zawrzeć w tekście życzliwe sugestie dotyczące korzystnego rozpatrzenia naszej sprawy

Umiemy pisać poprawnie

Nasz dokument powinien być sporządzony starannie i przejrzyście, dobrze rozplanowany na czystej, niepogniecionej kartce - liczy się przecież pierwsze wrażenie

  • sprawdzamy pisownię pod kątem ortografii, interpunkcji i poprawności stylistycznej - takie błędy świadczą o lekceważeniu przez nas adresata
  • poprawnie tytułujemy osoby, do których się zwracamy (jeżeli adresat jest doktorem, nie tytułujemy go przez pomyłkę magistrem).

Co powinno zawierać dobre pismo

  • Nagłówek - powinien zawierać imię i Nazwisko nadawcy (lub nazwę - w wypadku firmy), adres i telefon (może to być pieczątka firmy zawierająca wszystkie dane adresowe)
  • Dane adresata - tytuł zawodowy lub naukowy, imię, nazwisko, adres
  • Data i miejsce sporządzenia pisma
  • W pismach urzędowych stosuje się również numer sprawy, jeżeli został nam przydzielony
  • Krótkie przedstawienie zagadnienia, o którym będziemy pisać
  • Treść
  • Odręczny podpis
  • Jeżeli są załączniki to je wyszczególnić.

Piszemy pismo w edytorze tekstu

  • Ustaw szerokość marginesów w przedziale 2,5-3 centymetry
  • Najodpowiedniejsza jest czcionka szeryfową np. Times New Roman
  • Standardem jest czcionka 12 punktów, jeżeli testu na stronie nie jest dużo, możemy wybrać 14 punktów
  • Główny tekst należy wyjustować.

Copyright © Prywatne Okienko Wuja Mariana

Wybierz z listy:

Wzór pisma do urzędu
Wzór pisma do urzędu